資料の要約 · 4 MIN READ
長い資料を要約する。抜けと勘違いを減らす読み方
結論・決定事項・期限など、知りたい項目を先に決めます。
文章を短くするだけでは、必要な情報まで落ちることがあります。何を知るための要約かを決めてから依頼すると、元の資料との照合がしやすくなります。
資料を渡せるか確認する
文章を貼り付けるか、サービスが対応するファイルを添付します。対応形式や読み取れる内容はサービス・プランで異なります。文書内の画像ではなく、文字だけを取り出して読む場合もあります。図表に条件や数字が載っている資料では、要約にそれらが含まれるかを元の図表と照合します。値や単位が抜けたら、自分で確かめた必要な部分を文字で添えてください。画像や図表も読み取れた前提で先へ進めないことが大切です。
欲しい項目を指定する
議事録なら「決定事項・担当者・期限」。説明資料なら「結論・理由・未確定事項」。資料にない情報は「記載なし」とするよう依頼します。
要約を元の文章へ戻して確認する
特に数字、期限、否定表現、例外条件を確認します。根拠となる箇所を添えてもらうと確認の入口になりますが、その引用自体も正確とは限らないので原文を読みます。